Дефицит и закупка материалов на месяц: как рассчитать

Закупку материалов на месяц считают по каждой позиции от плана выпуска: план × норма на изделие, минус свободный остаток, минус то, что уже заказано и едет, плюс страховой запас. Результат округляют вверх до упаковки, пачки или машины, а заказ отправляют с учётом срока поставки. Остаток берут по последнему пересчёту и движениям после него — не из учёта, который мог разойтись с полкой.

Минимальный остаток или план: что когда работает

Цех закупает двумя способами, и путать их дорого.

Минимум хорош для мелочи, которая расходуется равномерно. Для дорогих материалов при неровном выпуске он опаздывает: большой заказ съедает запас за неделю, и дефицит становится виден, когда поставку уже не успеть. Поэтому основные материалы считают от плана, а минимум оставляют страховочной сеткой.

Формула закупки под план

К закупке = План × Норма − Свободный остаток − В пути + Страховой запас

План × Норма — потребность на месяц. Свободный остаток — что лежит на складе, минус то, что уже отложено под запущенные заказы. В пути — заказано у поставщика и ещё не пришло. Страховой запас — средний дневной расход × страховые дни. Результат округляют вверх до кратности поставки.

У каждого слагаемого своя ловушка:

• Норма должна включать отходы и брак. Если в спецификации норма «по чертежу», закупка будет систематически меньше расхода — об этом в статье глоссария «Норма расхода».
• Остаток — по факту. Учётный остаток хорош, только если недавно была инвентаризация и с тех пор все документы проведены.
• В пути — только подтверждённые заказы с датой поставки. «Поставщик обещал на днях» — не в пути.
• Страховой запас покрывает задержку поставки, а не опоздание с заказом. Как его считать — в статье «Минимальный остаток».

Пример: план на месяц

План: 120 кроватей «Норд» 1600 и 40 прямых диванов, 21 рабочий день. Страховой запас — 5 рабочих дней расхода. Нормы из спецификаций: доска сосна 25×150 — 21 м на кровать, то есть 21 × 0,025 × 0,15 = 0,07875 м³; велюр — 7,6 пог. м на диван; поролон ST 2536, 40 мм — 1 лист на диван; ламели — 30 шт на кровать.

Цифры — пример.

Как получились числа по доске: потребность 120 × 0,07875 = 9,45 м³; страховой запас 9,45 ÷ 21 × 5 ≈ 2,25 м³; нужно 9,45 − 1,54 − 3,0 + 2,25 = 7,16 м³. Поставщик отгружает пакетами по 1,5 м³: 7,16 ÷ 1,5 ≈ 4,8 — значит, 5 пакетов.

Ткань считают по каждому цвету отдельно: в примере все 40 диванов — в «Графите». Если бы половина была в «Антраците», это были бы две строки с разными остатками, и нехватка одного цвета не закрывалась бы излишком другого.

Округление: упаковка, пачка, машина

К заказу = ⌈Нужно ÷ Кратность⌉ × Кратность

⌈ ⌉ — округление вверх до целого. Вниз не округляют никогда: не хватит на последние изделия партии.

С машиной решение не арифметическое, а денежное. Пусть доставка пиломатериала стоит 18 000 ₽ за машину до 12 м³. Везти 7,5 м³ — это 2 400 ₽ доставки на кубометр. Догрузить машину до 12 м³ — 1 500 ₽ на кубометр, но в запас уйдут ещё 4,5 м³ доски, около 153 600 ₽, которые месяц пролежат на складе.

Догружать выгодно, если следующий месяц точно будет таким же, есть сухое место под пиломатериал и эти деньги не нужны на ткань и фурнитуру. Если хоть одно «нет» — везите по расчёту.

Не везти всё сразу

Месячная потребность не обязана приезжать одной поставкой. Если выпуск диванов идёт в две волны — в первой и третьей неделе, ткань можно заказать двумя партиями: под первую волну и страховой запас, а вторую — через две недели, уже по уточнённому плану. Денег на складе в среднем лежит меньше, а ошибка плана обходится дешевле. Исключение — материалы, где выгодна полная машина или скидка за объём: там сравнивают экономию на доставке с деньгами, замороженными в запасе.

Сроки поставки: когда заказывать

Закупка на месяц бесполезна, если материал приедет к середине месяца. Дату заказа считают назад от дня, когда материал нужен в цеху:

Заказать не позже = Дата, когда материал нужен − Срок поставки − День на приёмку

Например, раскрой ткани под первую партию диванов начинается на третий рабочий день месяца, а поставщик везёт ткань 10 рабочих дней. Значит, заказ должен уйти за 11 рабочих дней до этого — примерно в середине предыдущего месяца. Поэтому материалы с долгой поставкой заказывают первыми, ещё до окончательного плана, а короткие поставки — поролон, крепёж — добирают по уточнённому плану.

Считать от факта, а не от учёта

Самая дорогая ошибка закупки — взять остаток из учёта, когда учёт разошёлся с полкой. Посмотрим, как это происходит с доской за прошлый месяц.

• Пересчёт на начало месяца — 2,94 м³, приходы за месяц — 9,0 м³, выпущено 120 кроватей.
• По нормам спецификации ушло 120 × 0,07875 = 9,45 м³. Учёт на конец месяца: 2,94 + 9,0 − 9,45 = 2,49 м³.
• Пересчёт на конец месяца показал 1,54 м³ — на 0,95 м³, или около 253 м доски, меньше.

Расход по факту = Пересчёт на начало + Приходы − Пересчёт на конец

2,94 + 9,0 − 1,54 = 10,40 м³, или 0,0867 м³ на кровать — на 10,1 % больше нормы спецификации.

Теперь та же закупка тремя способами:

В последней строке страховой запас пересчитан от фактического расхода: 10,40 ÷ 21 × 5 ≈ 2,48 м³. Цифры — пример.

Разница — целый пакет доски. С пятью пакетами к концу месяца останется 1,54 + 3,0 + 7,5 − 10,40 = 1,64 м³ — около трёх дней работы вместо пяти страховых, и любая задержка поставки остановит распил. С шестью пакетами останется 3,14 м³, чуть больше страхового запаса. А норму в спецификации после такого сравнения надо либо поправить, либо найти, куда уходят лишние 10 %: брак, распил не по карте, изделия, выпущенные без документа.

Ещё две ловушки «от факта»:

1. Дата пересчёта. Если считали несколько дней, а цех в это время работал, в факт уже попал расход следующих дней: остаток «на дату» получится заниженным, а расход месяца по формуле — завышенным. Фиксируйте дату и время пересчёта и не двигайте склад во время счёта.
2. Документы с неверной датой. Приёмка, записанная не тем месяцем, сдвигает остаток «на дату» на целую поставку. Перед расчётом проверьте приходы на границе месяцев и непроведённые выпуски — материалы по ним уже потрачены, а в учёте ещё лежат.

Как провести сам пересчёт, разобрано в статье «Инвентаризация склада».

Порядок работы на месяц

1. План выпуска — по изделиям и, если выпуск неровный, по неделям. Для ткани — ещё и по цветам.
2. Пересчёт дорогих групп — плиты, пиломатериала, ткани, поролона — или свежая инвентаризация. Все выпуски и приёмки проведены.
3. Потребность — план × нормы спецификаций по каждой позиции.
4. К закупке — минус свободный остаток, минус то, что в пути, плюс страховой запас; округление вверх до кратности.
5. Сроки — даты заказа назад от дня, когда материал нужен в цеху; долгие поставки — первыми.
6. Заказы поставщикам — с датами и ценами, чтобы «в пути» в следующем расчёте было настоящим.
7. Середина месяца — сверка: план против выпуска, расход против норм, дозаказ по уточнённому плану.

Самый трудоёмкий — первый месяц: нужно собрать нормы и сделать пересчёт. Дальше план и нормы меняются понемногу, а остатки и «в пути» берутся из учёта.

Как это делает «Мой Цех»

Закупку в системе считают два инструмента — с разной глубиной.

«Что заказать» в разделе закупок собирает позиции, которых не хватает под открытые заказы клиентов, и позиции, которые опустятся ниже минимального остатка. К заказу — нехватка под заказы плюс недостача до минимума, с учётом того, что уже едет по заказам поставщикам; если у позиции задана партия дозаказа — не меньше партии. Поставщик и цена берутся из последнего заказа поставщику или последней приёмки, а из списка одной кнопкой создаются черновики заказов — по одному на поставщика.

ИИ-агент отвечает на вопрос словами: «сколько докупить под 120 кроватей Норд 1600 и 40 диванов». Он считает план × нормы спецификаций − остаток по учёту − то, что заказано у поставщиков и ещё не принято, и показывает раскладку по материалам (лес — ещё и в целых фурах), а на вопрос «на сколько хватит» — сколько изделий можно сделать из остатков и на сколько дней хватит материала при среднем расходе за 30 дней.