Учёт для производства кухонь на заказ

Кухни на заказ учитывают не по каталогу типовых изделий, а по заказам: заказ клиента, производственный заказ с этапами от распила до монтажа, материалы под конкретную кухню и выпуск, при котором со склада списывается то, что реально ушло в эту кухню. В «Моём Цехе» штучную кухню можно вести двумя способами — через выпуск с правкой строк материалов или как изделие-проект со своей спецификацией.

Материалы и единицы

Мойку, смеситель и технику, если вы их перепродаёте, заводят отдельными позициями склада: они проходят через склад и заказ клиента, но не через производство.

Этапы

Замер, проект, договор и предоплата, заказ фасадов и столешницы, распил, кромка, присадка, сборка, упаковка, доставка, монтаж. Первые этапы — работа с клиентом, середина — цех, конец — выезд.

В системе производственный заказ проходит этапы цеха на «Доске цеха»: этапы настраиваются под ваш процесс, а доска подсвечивает заказ, если он застрял на этапе дольше обычного или под него не хватает материалов. Замер и монтаж ведут задачами с исполнителем и сроком — так же, как распил или сборку; отметки о сделанном идут в сдельную зарплату по расценкам этапов.

Как вести штучную кухню: два способа

Способ 1. Через заказ и выпуск с правкой строк

1. Заказ клиента — что, для кого, сумма, срок.
2. Производственный заказ под этот заказ — с этапами и задачами. Производственный заказ всегда делается на изделие: для штучной кухни это может быть общее изделие «Кухня на заказ» без спецификации или типовые модули, у которых спецификации есть.
3. Выпуск. Когда кухня готова, мастер проводит выпуск и вносит материалы строками: у модуля — одной кнопкой по его спецификации, у нетипового — вручную по проекту; количество правится по факту. Со склада уходит то, что реально ушло в эту кухню.

Плюс способа — почти ничего не нужно заводить заранее. Минус — себестоимость кухни заранее не посчитана: сколько материалов ушло, видно только по строкам выпуска, а дисциплина строк лежит на мастере.

Способ 2. Изделие-проект со спецификацией

1. Если программа проектирования умеет выгружать спецификацию в Excel, её приводят к таблице «изделие — материал — норма».
2. Заводят изделие вроде «Кухня, заказ № 57» и загружают его спецификацию мастером «Загрузка данных» — или вносят строки вручную таблицей в карточке изделия.
3. Система сразу считает себестоимость: материалы со склада — по средней цене закупки, а то, что покупается специально под эту кухню, — фасады, столешница, — суммой вне спецификации по счёту поставщика. Плюс работа, налог с фонда оплаты труда, накладные цеха и маржа после УСН — ещё до запуска.
4. Дальше — заказ клиента, производственный заказ и выпуск по спецификации, со списанием материалов.

Плюс — маржа кухни известна до того, как вы купили фасады, и её можно сравнить с ценой договора. Минус — на каждую кухню заводится изделие, и каталог со временем нужно чистить.

Пример: кухня изделием-проектом

Кухня по договору за 185 000 ₽. Спецификацию корпусов выгрузили из программы проектирования и загрузили изделием, фасады и столешницу внесли суммой вне спецификации по счетам поставщиков — и увидели себестоимость до их покупки.

Цифры — пример.

Если фасады подорожают на 10 % между договором и закупкой, себестоимость вырастет до 133 000 ₽, а маржа упадёт до 40 900 ₽ (22,1 %). Такой расчёт до закупки и нужен: цену договора ещё можно обсудить, а после покупки фасадов — уже нет.

Материалы под конкретный заказ

Главная боль заказного производства — материалы, купленные под одну кухню, уходят в другую. Помогают три вещи:

• Резерв под заказ. Остаток позиции делится на «резерв» и «доступно»: зарезервированная столешница не выглядит свободной.
• Материалы в карточке заказа. На компьютере у заказа клиента видно по его изделиям, какие материалы есть, какие едут от поставщика и к какой дате, а каких не хватает; оттуда же создаются черновики заказов поставщикам на недостающее. Считается это по спецификациям — ещё один довод за изделие-проект.
• «Что заказать». Раздел закупок собирает нехватку под все открытые заказы клиентов и до минимальных остатков с учётом того, что уже едет.

Типичные проблемы учёта и как их закрывает система

1. Кухня застряла, а все думают, что в работе. Доска цеха показывает заказы по этапам и подсвечивает застрявшие; у каждой задачи — исполнитель и срок.

2. Фасады и столешница опаздывают. Заказы поставщикам с датами: пока заказ не принят, количество числится «в пути» и видно в материалах заказа.

3. Маржа заказа неизвестна до конца. Изделие-проект показывает себестоимость и маржу до запуска; после выпуска по строкам видно, сколько материалов реально ушло.

4. Предоплата и долги. Деньги ведутся в разделе «Деньги», а отчёт «Долги клиентов» показывает, кто сколько должен. Счёт и акт по заказу можно распечатать из системы.

Чего система не делает

• Проектирование, 3D и смету для клиента из проекта — это задача программ проектирования кухонь.
• Раскрой и программы для станков с ЧПУ. В учёт попадают готовые нормы и строки материалов.
• Прямой обмен с программами проектирования. Спецификация переносится через Excel.
• Календарь выездов замерщиков и монтажников. Замер и монтаж ведутся задачами со сроком, отдельного календаря нет.
• Документы для бухгалтерии заказчика вроде УПД и ЭДО. Отгрузочные документы, которые есть, — ТОРГ-12, печатная форма ТТН и договор-заявка на перевозку.