Политика обработки персональных данных

1. Общие положения

Эта политика объясняет, как Общество с ограниченной ответственностью «МОЙ ЦЕХ» (ООО «МОЙ ЦЕХ»; далее — «Оператор», «мы») обрабатывает персональные данные в сервисе «Мой Цех» и на сайте tsehos.ru. Политика опубликована по части 2 статьи 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон).

• Оператор: Общество с ограниченной ответственностью «МОЙ ЦЕХ», ИНН 7720970809, ОГРН 1267700284268.
• Адрес: 111398, г. Москва, вн.тер.г. муниципальный округ Новогиреево, ул. Кусковская, д. 12/1, кв. 509.
• Почта для вопросов о персональных данных: my_tseh@mail.ru.

Термины в политике:

• Сервис — программа «Мой Цех» для учёта мебельного производства: Telegram-бот @Easy_ERP_bot, мини-приложение в Telegram, веб-версия app.tsehos.ru, ИИ-агент и подключение внешних ИИ-ассистентов.
• Клиент — организация или индивидуальный предприниматель, которые пользуются Сервисом по договору-оферте.
• Цех — учётное пространство (предприятие) Клиента в Сервисе.
• Пользователь — человек, который работает в Сервисе: владелец и сотрудники Клиента, а также представители поставщиков Клиента, которые отвечают в боте на запросы цен.

Остальные термины — «персональные данные», «обработка», «оператор», «трансграничная передача» — понимаются так, как в статье 3 Закона.

2. Оператор и обработка по поручению

Мы — оператор таких данных, цели и способы их обработки определяем мы:

• данные человека, который создаёт Цех и заключает договор от имени Клиента, — владельца предприятия, в том числе его работа в Сервисе и запросы к ИИ-агенту;
• учётная запись для входа в браузере — адрес почты, ключи доступа, сеансы входа: её человек заводит у нас сам;
• обращения в поддержку и переписка по ним;
• технические журналы, которые нужны для безопасности Сервиса;
• данные посетителей сайта.

По поручению Клиента (часть 3 статьи 6 Закона) мы обрабатываем:

• данные, которые Клиент и его Пользователи вносят в учёт о других людях: работниках, покупателях, представителях контрагентов, водителях;
• данные сотрудников, которых Клиент пригласил в Цех через Telegram: идентификатор и имя в Telegram, нужные для доступа к учёту, роль, операции в учёте, запросы к ИИ-агенту.

Оператор этих данных — Клиент: он решает, какие данные вносить и зачем, и отвечает за основания их обработки. Условия поручения — в разделе 9 оферты.

Один человек может быть в обеих ролях. Мастер, которого Клиент пригласил через Telegram, работает в учёте — эти данные мы обрабатываем по поручению Клиента. Если мастер заводит учётную запись для входа в браузере — по почте или ключом доступа, — её мы обрабатываем как оператор, с его согласия.

3. Какие данные мы обрабатываем

Пользователи Сервиса

• Из Telegram: идентификатор (Telegram ID), имя, фамилия, имя пользователя (username) и язык интерфейса — в том объёме, который передаёт Telegram.
• Для входа в браузере: адрес электронной почты, на который приходит одноразовый код; сведения о ключах доступа (passkeys) — идентификатор и открытый ключ, название, служебные сведения о ключе, даты создания и использования. Отпечаток пальца или лицо проверяет устройство Пользователя — к нам эти данные не попадают.
• Профиль и роль: предприятие (Цех), роль и права в нём; если Пользователь или Клиент их укажет — ФИО, должность, подразделение, телефон, адрес почты, год рождения.
• Работа с ботом и ИИ-агентом: тексты сообщений и запросов, распознанный текст голосовых сообщений, ответы агента, фото и файлы, отправленные в бот или приложение, — например, накладная поставщика, фото контроля качества или поломки оборудования.
• Поддержка: обращения и переписка по ним.
• Технические данные: IP-адрес, сведения о браузере и устройстве (user-agent), дата и время входов и сеансов; журнал событий — кто, когда и какую операцию провёл в учёте.

Данные учёта, которые вносит Клиент

Эти данные мы обрабатываем по поручению Клиента (раздел 2).

• Работники Клиента: ФИО, должность, подразделение, телефон, адрес почты, фотография, даты приёма и увольнения, табель (явки, отпуска, отметки о больничных), выработка, расценки, начисления и выплаты заработной платы.
• Покупатели и контрагенты — физические лица, индивидуальные предприниматели, представители организаций: ФИО, должность, телефон, адрес почты, адрес доставки; у индивидуальных предпринимателей — ИНН или иной идентификационный номер, ОГРНИП, адреса, банковские реквизиты.
• Руководители и бухгалтеры организаций, указанные в реквизитах для подписей в документах: ФИО и должность.
• Водители — для товарно-транспортной накладной и договора-заявки на перевозку: ФИО, паспортные данные, данные водительского удостоверения, телефон, государственный номер автомобиля.

Посетители сайта tsehos.ru

На сайте нет форм и личных кабинетов. Когда вы открываете страницу, сервер получает технические данные запроса: IP-адрес, дату и время, адрес страницы, сведения о браузере (user-agent). Они нужны, чтобы показать страницу, и могут попадать в технические журналы сервера — для защиты от атак и поиска ошибок. О файлах cookie — в разделе 13.

Чего мы не обрабатываем

Сервис не предназначен для биометрических персональных данных и специальных категорий данных — о здоровье, убеждениях и других, перечисленных в статье 10 Закона. Голос используется только для распознавания речи в текст, а не для установления личности. Отметка «больничный» в табеле фиксирует лишь факт отсутствия: диагнозы и другие медицинские сведения в Сервис вносить не нужно.

4. Цели обработки

• Предоставлять Сервис: регистрация и вход, доступ к учёту Цеха по ролям, документы, отчёты и выгрузки.
• Выполнять запросы к ИИ-агенту: распознать речь, понять вопрос, подготовить ответ или черновик операции.
• Направлять служебные уведомления: коды и ссылки для входа, приглашения, сообщения о событиях в учёте, о работе Сервиса и об изменении документов. Письма приходят с адреса noreply@tsehos.ru.
• Отвечать на обращения в поддержку.
• Заключать и исполнять договор с Клиентом: счета, закрывающие документы, переписка.
• Защищать учётные записи и данные от несанкционированного доступа, разбирать сбои и инциденты.
• Выполнять обязанности, которые на нас возлагает закон.

Мы не используем персональные данные для рекламы, не продаём их и не передаём другим для рекламы. Мы не принимаем решений, которые порождают юридические последствия для человека или иначе затрагивают его права, исключительно на основании автоматизированной обработки (статья 16 Закона): ИИ-агент готовит ответы и черновики, а провести операцию решает Пользователь.

5. Правовые основания

• Согласие (пункт 1 части 1 статьи 6 Закона). Его дают отдельной отметкой в Сервисе тот, кто создаёт предприятие или принимает новую редакцию условий, и тот, кто по приглашению заводит учётную запись для входа в браузере. Текст — отдельный документ: согласие на обработку персональных данных.
• Исполнение договора, стороной которого является субъект персональных данных, — например, когда Клиент — индивидуальный предприниматель (пункт 5 части 1 статьи 6).
• Выполнение обязанностей, которые на нас возлагает закон: бухгалтерский и налоговый учёт, ответы на запросы государственных органов (пункт 2 части 1 статьи 6).
• Законные интересы — наши и Клиента: связь с представителями Клиента по договору, защита Сервиса и учётных записей. На это основание мы опираемся, только если права и свободы человека при этом не нарушаются (пункт 7 части 1 статьи 6).
• Для данных учёта Клиента — поручение Клиента (часть 3 статьи 6). Основания для обработки этих данных обеспечивает Клиент как их оператор.

6. Как мы обрабатываем данные

Действия с данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.

Обработка автоматизированная, с передачей данных по интернету. Документы по договорам с Клиентами могут обрабатываться и без средств автоматизации.

Внутри Цеха данные видят Пользователи этого Цеха — в пределах прав своей роли. Роли и права настраивает Клиент.

7. Где хранятся данные

• База данных Сервиса — управляемая PostgreSQL в дата-центре Timeweb Cloud в Москве.
• Приложение, бот и сайт работают на сервере Timeweb Cloud в Санкт-Петербурге.
• Резервная копия базы данных делается каждый день и хранится 14 дней в объектном хранилище Timeweb Cloud в России.

Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан России ведутся в базах данных на территории России (часть 5 статьи 18 Закона).

Часть данных хранится и вне наших серверов.

• Telegram. Переписка с ботом, голосовые сообщения, фото и файлы, отправленные в чат с ботом или в группу предприятия, хранятся и в мессенджере Telegram. Это зарубежный сервис: Пользователь пользуется им по собственному соглашению с Telegram. Если что-то нужно только в учёте, удобнее работать в приложении или в веб-версии app.tsehos.ru.
• Браузер Пользователя. Веб-версия и мини-приложение хранят на устройстве служебные данные: сеанс входа, выбранное предприятие, настройки и временную копию загруженных данных (раздел 13).

8. Кому мы передаём данные

Для работы Сервиса мы привлекаем только тех, без кого он не работает: мы поручаем им обработку данных или передаём данные через их сервисы — только в нужном объёме.

Кроме них, данные получают:

• Пользователи Цеха — данные учёта в пределах своих ролей.
• Внешние сервисы по указанию Клиента. Если Клиент подключил в разделе «Подключение ИИ» свой ИИ-ассистент (доступ только на чтение) или настроил обмен со своей Google-таблицей, данные передаются этому сервису по указанию Клиента. Получателя выбирает Клиент.
• Государственные органы — только в случаях и в порядке, которые установлены законом.

Мессенджер Telegram не обрабатывает данные по нашему поручению: через Telegram Bot API мы отправляем и получаем сообщения бота, а Пользователь пользуется Telegram по своему соглашению с ним.

Наши работники получают доступ к данным Цеха, только когда это нужно для поддержки по обращению Клиента, устранения сбоев или выполнения требований закона.

9. Трансграничная передача

Трансграничная передача — это передача персональных данных на территорию иностранного государства иностранному лицу (пункт 11 статьи 3 Закона). В Сервисе она бывает в двух случаях.

ИИ-агент

ИИ-агент работает в Цехе, только если владелец Цеха включил его отдельной отметкой — при создании Цеха, в листе «Условия» или в разделе «Настройки → Документы и согласия». Отметка заранее не стоит. Ею Клиент поручает нам передавать языковой модели данные Цеха, нужные для ответа, а владелец даёт согласие на передачу своих данных (пункт 5.1 согласия). Без отметки данные Цеха языковой модели не передаются.

Чтобы ответить на запрос, Сервис передаёт языковой модели Anthropic PBC (США) через шлюз Timeweb Cloud AI Gateway:

• текст запроса (голосовой запрос — после распознавания);
• имя и роль Пользователя, который задаёт вопрос, и название предприятия;
• данные учёта, нужные для ответа, — например, названия позиций, имена сотрудников, названия контрагентов;
• фото и PDF документов, отправленные на распознавание, — например, накладную поставщика;
• заголовки и несколько первых строк таблицы Excel, которую загружают через агента, — чтобы определить, в каком столбце что записано.

Аудиозаписи за рубеж не передаются: речь распознаётся на нашем сервере в России, аудио после распознавания мы не храним.

Имена людей из справочников Цеха — сотрудников, покупателей и поставщиков — физических лиц — Сервис перед отправкой модели заменяет псевдонимами и возвращает в ответе. Замена автоматическая: имя, которое Сервис не распознал, а также имена на фото и в файлах модель может получить как есть.

Если основной канал недоступен, запрос с теми же данными уходит по резервному каналу: через прокси Cloudflare, Inc. (США) и сервис OpenRouter, Inc. (США) к языковой модели Google LLC (США) или Anthropic PBC (США). Адреса этих лиц — в разделе 8.

Отметку ИИ-агента владелец Цеха может снять в разделе «Настройки → Документы и согласия»: ИИ-агент выключается сразу, новые запросы языковой модели не передаются.

В демо без регистрации ИИ-агент работает на вымышленных данных учёта, но вопросы гостя, для ответа на которые нужна языковая модель, передаются ей так же. Не пишите в них персональные данные.

Связь с Telegram

Сервер обращается к Telegram Bot API через прокси-сервис Cloudflare Workers компании Cloudflare, Inc. (США): сообщения бота и файлы в них проходят через него транзитом. Сам мессенджер Telegram — зарубежный сервис, переписка с ботом хранится и у него (раздел 7).

Условия передачи

США не входят в утверждённый Роскомнадзором перечень иностранных государств, обеспечивающих адекватную защиту прав субъектов персональных данных. Поэтому:

• данные Пользователя о нём самом мы передаём на основании его согласия — это отдельный пункт согласия; данные учёта — по поручению Клиента, которое он даёт отметкой ИИ-агента;
• передаём только данные, нужные для ответа, и только по защищённому соединению.

10. Сроки хранения

• Данные Пользователя — пока действует его учётная запись в Сервисе.
• Данные учёта Клиента — пока действует договор с Клиентом. Клиент может в любой момент выгрузить их средствами Сервиса. После пробного периода без оплаты и после прекращения договора данные хранятся 6 месяцев в режиме «только чтение» (выгрузка — по обращению), затем мы удаляем или обезличиваем их, если закон не требует хранить.
• Удалённые данные остаются в резервных копиях, пока копии не сменятся новыми, — не дольше 14 дней.
• Документы по расчётам с Клиентами — столько, сколько требуют законы о бухгалтерском учёте и о налогах.
• Технические журналы — ограниченное время, нужное для защиты Сервиса и разбора сбоев.

Когда цель обработки достигнута или согласие отозвано, мы прекращаем обработку и уничтожаем данные в течение 30 дней, если нет другого законного основания продолжать её (части 4 и 5 статьи 21 Закона).

11. Ваши права

По статье 14 Закона вы можете:

• узнать, обрабатываем ли мы ваши данные, и получить сведения об этом: основания и цели, способы обработки, какие данные и откуда они получены, кому передаются, в том числе за рубеж, кто обрабатывает их по нашему поручению, сроки обработки и хранения;
• потребовать уточнить, заблокировать или уничтожить данные, если они неполные, устаревшие, неточные, незаконно получены или не нужны для заявленной цели;
• отозвать согласие — полностью или отдельный пункт, например о трансграничной передаче;
• обжаловать наши действия или бездействие в Роскомнадзоре или в суде.

Как обратиться: письмом на my_tseh@mail.ru с темой «Персональные данные» или через раздел «Обращения» в приложении. Чтобы мы убедились, что запрос от вас, укажите имя пользователя в Telegram или адрес почты, с которыми входите в Сервис, и название предприятия. Если этого окажется недостаточно, мы попросим сведения из части 3 статьи 14 Закона.

Мы отвечаем в течение 10 рабочих дней с получения запроса. Срок можно продлить не больше чем на 5 рабочих дней — тогда мы сообщим причину (часть 1 статьи 20 Закона).

Если вопрос о данных, которые внёс в учёт Клиент, — например, о табеле или зарплате, — их оператор Клиент, обратитесь к нему. Если такой запрос придёт к нам, мы передадим его Клиенту и поможем подготовить ответ.

12. Как мы защищаем данные

Мы принимаем правовые, организационные и технические меры по статьям 18.1 и 19 Закона:

• доступ к учёту — по ролям, права ролей настраивает Клиент;
• данные разных предприятий разделены: запросы к базе ограничены Цехом, в котором работает Пользователь;
• вход без паролей — через Telegram, одноразовым кодом на почту или ключом доступа; одноразовые коды и секреты сеансов входа мы храним только в виде хэшей, от ключей доступа — только открытые ключи;
• сайт, приложение и соединение с базой данных — только по защищённым протоколам (HTTPS, TLS);
• журнал событий: видно, кто и когда провёл операцию; ошибочную операцию не стирают, а отменяют сторно;
• резервное копирование базы данных — каждый день, в отдельное хранилище;
• доступ к серверам и базе данных — только у ответственных работников Оператора, которые обязаны соблюдать конфиденциальность;
• о неправомерной или случайной передаче данных, нарушившей права людей, мы уведомляем Роскомнадзор в сроки, установленные частью 3.1 статьи 21 Закона, и сообщаем затронутым Клиентам.

13. Файлы cookie и аналитика

Сайт tsehos.ru не использует файлы cookie, счётчики посещаемости и сторонние скрипты.

Веб-версия app.tsehos.ru хранит в файле cookie секрет сеанса входа. Веб-версия и мини-приложение хранят в локальном хранилище браузера выбранное предприятие, настройки интерфейса и временную копию загруженных данных — чтобы быстрее открываться. Эти данные нужны только для работы приложения, без файла cookie сеанса вход в веб-версию не работает. Для аналитики и рекламы они не используются.

На чужом компьютере отмечайте при входе «Чужой компьютер — не запоминать» и выходите из учётной записи после работы.

14. Изменения и контакты

Действующая редакция опубликована на этой странице, дата редакции — в начале. О существенных изменениях мы сообщаем в Сервисе. Эта редакция действует с момента публикации на этой странице.

Вопросы об обработке персональных данных присылайте на my_tseh@mail.ru, тема письма — «Персональные данные».

Связанные документы: согласие на обработку персональных данных и договор-оферта — в нём условия поручения на обработку данных учёта.